Dubai Airports, gestore dell’Aeroporto Internazionale di Dubai (DXB) e di Dubai World Central – Al Maktoum (DWC), ha avviato un importante percorso di trasformazione digitale nella gestione degli approvvigionamenti, con l’obiettivo di aumentare trasparenza, collaborazione e controllo sui processi di spesa. Al centro di questo cambiamento c’è l’adozione della piattaforma JAGGAER One, che ha permesso di ottimizzare flussi, budget e decisioni strategiche.

DXB è l’aeroporto più trafficato al mondo per traffico passeggeri internazionale, con oltre 92 milioni di passeggeri nel 2024 e volumi significativi anche sul fronte merci. In questo contesto altamente competitivo, la funzione Supply Management gioca un ruolo cruciale per garantire continuità operativa, gestendo sia gli acquisti ricorrenti sia i progetti di investimento più strategici.

Dalla crisi alla ripartenza: la sfida del procurement post pandemia

La pandemia da COVID-19 ha imposto a Dubai Airports un drastico ridimensionamento delle attività e una forte attenzione alla riduzione dei costi. Con la ripartenza del traffico, però, è diventato necessario spostare il focus dai tagli agli investimenti, in vista di una crescita dei volumi e dei progetti da realizzare.

Il procurement si è trovato in una situazione complessa: più progetti da gestire, meno risorse disponibili e una visibilità limitata sullo stato di avanzamento delle iniziative. Processi manuali, dati frammentati e reportistica poco strutturata rendevano difficile capire dove fossero i veri colli di bottiglia e alimentavano una cultura di responsabilizzazione basata più su percezioni che su fatti oggettivi.

Come racconta Najla Alghammai, Director of Category Management, al team di procurement è stato chiesto di “fare di più con meno”, generando risparmi da reinvestire in nuovi progetti, migliorando allo stesso tempo puntualità, utilizzo del budget e soddisfazione delle business unit interne.

La scelta di JAGGAER per dare visibilità e struttura ai processi

Sotto la guida di Emmanuel Augustin, Vice President of Supply Management, e di Henry Shepperd, Senior Manager of Supply Management Systems and Performance, Dubai Airports ha deciso di estendere l’uso della piattaforma JAGGAER, già in uso per il sourcing e l’analisi della spesa, per includere anche la pianificazione e il monitoraggio degli acquisti.

La nuova soluzione, basata su dashboard dinamiche e dati in tempo reale, è stata avviata ad agosto e resa operativa nel giro di pochi mesi. Grazie a JAGGAER, gli stakeholder possono ora seguire l’avanzamento dei progetti di procurement lungo tutte le fasi, dalla richiesta di offerta (RfP) fino alla firma del contratto.

Secondo Shepperd, il passaggio a un approccio data-driven ha trasformato il modo di lavorare: il team può basare le decisioni su informazioni oggettive, intervenire dove i dati mostrano ritardi o criticità e gestire in modo più proattivo il portafoglio progetti.

Più trasparenza, responsabilità condivisa e collaborazione

L’introduzione delle dashboard JAGGAER ha dato al Category Management una visibilità completa sulle attività in corso, consentendo di individuare rapidamente colli di bottiglia nelle valutazioni tecniche o nelle trattative commerciali. Questo ha aiutato a mantenere i progetti nei tempi e nei budget stabiliti.

La nuova trasparenza ha anche cambiato il modo di lavorare tra i reparti: tutti gli attori coinvolti hanno oggi una visione condivisa delle tempistiche e delle responsabilità. Come sottolinea Alghammai, il dashboard ha reso le persone più responsabili del proprio ruolo nel processo, favorendo un clima di collaborazione più maturo e orientato al risultato.

La piattaforma JAGGAER One, con le sue funzionalità di Spend Management e collaborazione con i fornitori, ha permesso a Dubai Airports di:

• ottenere un maggiore controllo sui dati di spesa;
• creare informazioni fruibili per le decisioni di acquisto;
• ridurre il carico di lavoro manuale;
• identificare nuove opportunità di risparmio e di consolidamento della spesa.

Risultati concreti: budget sfruttato meglio e processi più efficienti

L’impatto del nuovo sistema si è visto rapidamente. Come evidenzia Augustin, il team ha raggiunto risultati record sia in termini di progetti di procurement completati, sia in termini di ottimizzazione del budget.

Storicamente, Dubai Airports si trovava spesso a non utilizzare integralmente i fondi a disposizione, restituendo parte del budget al Dipartimento Finance. Grazie ai guadagni di efficienza ottenuti con JAGGAER, Supply Management è oggi in grado di impiegare meglio le risorse disponibili, reinvestendo i risparmi in nuovi progetti strategici.

Tra i benefici principali emersi dall’implementazione:

• migliore allocazione delle risorse, con carichi di lavoro più equilibrati e meno stress per i team;
• rapporti più solidi con gli stakeholder interni, che possono vedere in modo trasparente come il procurement generi valore e rispetti i piani;
• consolidamento dei progetti tra reparti diversi, con ulteriori opportunità di risparmio grazie alla massa critica;
• integrazione di criteri ESG (ambientali, sociali e di governance) nelle decisioni di acquisto, allineando gli investimenti agli obiettivi di sostenibilità dell’aeroporto.

La semplicità d’uso della piattaforma ha inoltre favorito un’elevata adozione da parte degli utenti, elemento fondamentale per il successo del progetto. L’eliminazione di molte attività manuali ha liberato tempo e competenze per attività a maggior valore aggiunto.

Riconoscimenti internazionali e prossimi sviluppi

Il percorso di trasformazione del procurement di Dubai Airports è stato riconosciuto anche a livello internazionale. Nel 2024 il team di Supply Management ha ricevuto il premio “Best Public Procurement Project of the Year” ai CIPS MENA Awards, oltre a una menzione “Highly Commended” nella categoria “Best Collaborative Teamwork Project”, a conferma del forte miglioramento nella collaborazione interfunzionale abilitata dalla soluzione JAGGAER.

Per Augustin, questi premi rappresentano il risultato del lavoro di squadra e della capacità di utilizzare la tecnologia per generare un valore reale, non solo risparmi di costo ma anche efficienza, controllo e qualità del servizio.

Guardando avanti, Shepperd vede ulteriori margini di sviluppo nell’evoluzione della piattaforma, grazie a un processo di co-sviluppo e personalizzazione portato avanti insieme al team locale di JAGGAER. La soluzione è stata adattata alle specifiche esigenze di Dubai Airports, con implementazione nei tempi e nel budget previsto.

Dati accessibili e decisioni migliori: la base per la crescita futura

Uno dei risultati più importanti del progetto è la “democratizzazione dei dati”: le informazioni sui processi di approvvigionamento sono oggi facilmente accessibili, trasparenti e condivise tra tutti gli attori coinvolti. Questo approccio consente di prendere decisioni più rapide e fondate, migliorare la governance e rafforzare la competitività di Dubai Airports in un contesto globale in continua evoluzione.

Per il mondo della logistica e della supply chain, l’esperienza di Dubai Airports mostra come una gestione degli approvvigionamenti basata su piattaforme integrate, dati in tempo reale e collaborazione strutturata possa diventare un fattore chiave per la resilienza e l’efficienza operativa, soprattutto in contesti ad alta complessità come quello aeroportuale.