Le quattro fasi del ricevimento merci

Il ricevimento merci è una delle attività più critiche in qualsiasi magazzino, rappresentando il punto di partenza di molti processi logistici. Gestirlo in modo efficace non solo riduce gli errori, ma migliora anche l’efficienza e la redditività aziendale. In questo articolo analizziamo le quattro fasi principali del ricevimento merci, offrendo spunti pratici per ottimizzarle.

Il transito esterno: monitorare le merci in viaggio

Il processo di ricevimento inizia ben prima che la merce arrivi fisicamente in magazzino. La fase di transito esterno comprende il trasporto dal fornitore fino all’azienda.

• Importanza contabile: Monitorare le “merci in transito” è fondamentale per valorizzare correttamente il bilancio.
• Monitoraggio logistico: Sapere quando un carico arriverà consente di pianificare le risorse necessarie, riducendo tempi morti e congestione al ricevimento.
• Consiglio pratico: Utilizzare sistemi informativi o portali online per tracciare i carichi in transito.

Il transito interno: la gestione dell’arrivo in azienda

Quando il mezzo raggiunge l’azienda, inizia la fase di transito interno.

• Controlli preliminari: Verificare i documenti di trasporto e fare ispezioni visive sulle merci a bordo è essenziale. Eventuali danni devono essere segnalati subito, evitando di scaricare merce non conforme.
• Organizzazione degli ingressi: Regolamentare le fasce orarie per l’arrivo dei fornitori aiuta a distribuire i carichi di lavoro in modo uniforme.
• Consiglio pratico: Dotare il magazzino di un punto di controllo centralizzato per coordinare ingressi e verifiche.

Lo scarico delle merci: controlli quantitativi e qualitativi

Questa fase rappresenta il cuore del ricevimento.

• Verifiche dettagliate: Confrontare i documenti di trasporto con l’ordine d’acquisto e con la merce effettivamente ricevuta.
• Gestione degli errori: In caso di discrepanze, il magazziniere deve essere formato per segnalare i problemi e, se necessario, bloccare il processo.
• Consiglio pratico: Formare il personale a eseguire controlli di qualità base e accettare le merci con riserva, se necessario.

La chiusura del ricevimento: il caricamento a sistema

Spesso trascurata, questa fase è essenziale per garantire un flusso informativo allineato.

• Caricamento dati: inserire tempestivamente i documenti di trasporto nel gestionale, sincronizzandoli con le giacenze di magazzino.
• Conseguenze di ritardi: Non aggiornare i sistemi in tempo reale può causare errori negli ordini, riordini non necessari e inefficienze operative.
• Consiglio pratico: Automatizzare il caricamento dati con software integrati per minimizzare errori e ritardi.

Formazione e procedure: la chiave per il successo

Il ricevimento merci richiede personale preparato e procedure standardizzate. Tuttavia, in molte realtà italiane, il magazziniere si trova spesso a “navigare nel buio” senza un chiaro riferimento operativo.

• Manuale delle procedure: Creare un documento semplice e chiaro per il personale di ricevimento.
• Incentivare la digitalizzazione: Far capire che il tempo speso per caricare i dati al computer è un investimento, non una perdita di tempo.

Video

Video sul canale GazzettaLogistica sulle 4 fasi del ricevimento merci

Conclusione

Le quattro fasi del ricevimento merci, se ben gestite, possono trasformare il magazzino in un centro operativo efficiente e privo di sprechi. Investire in formazione, tecnologia e procedure standardizzate permette non solo di migliorare l’efficienza interna, ma anche di offrire un servizio migliore ai clienti.