Il lead time fornitori determina quanto anticipo serve per acquistare un prodotto senza interrompere vendite o produzione.

Una giacenza può sembrare sufficiente oggi. Potrebbe però esaurirsi prima dell’arrivo del prossimo rifornimento.

Il problema nasce spesso da un dato incompleto. Molte aziende registrano il tempo dichiarato dal fornitore, non quello reale.

Cinque giorni promessi possono diventare otto, dodici o quindici. Ogni variazione modifica il fabbisogno e il punto di riordino.

Che cos’è il lead time del fornitore

Il lead time è il tempo trascorso tra l’avvio dell’ordine e la disponibilità effettiva della merce.

Non coincide necessariamente con il solo trasporto.

Il processo può includere:

• preparazione e approvazione dell’ordine;
• conferma del fornitore;
• produzione o prelievo della merce;
• preparazione della spedizione;
• trasporto;
• scarico;
• controllo in ingresso;
• registrazione;
• ubicazione del prodotto.

Il lead time termina quando l’articolo può essere venduto, prelevato o utilizzato.

Questa definizione evita di considerare disponibile una merce ancora sul camion o in controllo qualità.

Lead time dichiarato e lead time reale

Il fornitore può indicare una consegna standard di sette giorni.

L’azienda dovrebbe confrontare questa promessa con le consegne effettive.

Il dato reale può essere calcolato misurando i giorni trascorsi tra ordine e disponibilità.

È utile rilevare almeno:

• lead time medio;
• valore minimo;
• valore massimo;
• frequenza dei ritardi;
• ritardo medio;
• puntualità rispetto alla data confermata.

La media, da sola, può nascondere una forte instabilità.

Un fornitore può consegnare mediamente in dieci giorni. Alcuni ordini potrebbero però richiederne venti.

Questa variabilità richiede una protezione maggiore.

Un esempio operativo

Un articolo vende otto pezzi al giorno.

Il fornitore dichiara un lead time di sette giorni. La soglia viene quindi impostata per coprire 56 pezzi.

Le consegne reali richiedono però undici giorni.

Durante questo periodo vengono consumati 88 pezzi.

La differenza è di 32 unità. Senza scorta aggiuntiva, l’articolo può terminare prima del ricevimento.

Il problema non dipende dalla domanda. Nasce da un tempo di approvvigionamento sottostimato.

Perché il lead time incide sulle scorte

Un lead time lungo obbliga l’azienda a pianificare con maggiore anticipo.

Aumenta inoltre il periodo durante il quale possono verificarsi variazioni della domanda.

Più il tempo cresce, maggiore diventa l’incertezza.

Un prodotto consegnato domani richiede una previsione limitata. Un articolo in arrivo tra tre mesi richiede ipotesi più complesse.

Il lead time influenza:

• punto di riordino;
• scorta di sicurezza;
• giorni di copertura necessari;
• quantità da acquistare;
• frequenza degli ordini;
• capitale immobilizzato;
• rischio di stock-out.

Ridurre il lead time può quindi diminuire la scorta necessaria.

Le cause dei ritardi dei fornitori

Non tutti i ritardi dipendono dal trasporto.

Le cause possono trovarsi in diverse fasi:

• capacità produttiva insufficiente;
• materie prime mancanti;
• ordine incompleto;
• conferma tardiva;
• documenti errati;
• indisponibilità del vettore;
• controlli doganali;
• festività;
• condizioni meteorologiche;
• problemi durante il ricevimento.

Registrare soltanto la data di arrivo non permette di individuare la causa.

È utile distinguere il tempo trascorso presso il fornitore, nel trasporto e nel magazzino destinatario.

Quando il problema è interno all’azienda

Anche il cliente può allungare il lead time.

Un ordine può rimanere in attesa di approvazione per diversi giorni.

Il responsabile potrebbe raggruppare gli acquisti fino al raggiungimento di una soglia economica.

La merce ricevuta potrebbe poi attendere il controllo o l’ubicazione.

In questi casi, cambiare fornitore non risolve il problema.

Occorre misurare l’intero flusso e separare i tempi interni da quelli esterni.

Lead time e scorta di sicurezza

La scorta di sicurezza protegge dalle variazioni della domanda e dai ritardi.

Un fornitore stabile consente di lavorare con margini più contenuti.

Un fornitore imprevedibile richiede invece maggiore cautela.

La sicurezza non dovrebbe essere aggiunta senza criterio.

Può essere differenziata secondo:

• variabilità delle consegne;
• criticità dell’articolo;
• disponibilità di fornitori alternativi;
• costo dello stock-out;
• valore del prodotto;
• facilità di reperimento.

Un ricambio indispensabile può richiedere protezioni elevate, anche con consumi bassi.

Valutare i fornitori attraverso il lead time

Il prezzo non dovrebbe essere l’unico criterio di valutazione.

Un prodotto meno costoso può generare costi indiretti quando arriva spesso in ritardo.

L’azienda può essere costretta a sostenere:

• ordini urgenti;
• trasporti straordinari;
• consegne parziali;
• fermi produttivi;
• vendite perse;
• maggiore scorta di sicurezza;
• attività amministrative aggiuntive.

La puntualità ha quindi un valore economico misurabile.

Un fornitore leggermente più caro può risultare più conveniente grazie alla propria affidabilità.

Errori comuni nella gestione del lead time

Registrare soltanto il tempo dichiarato

La pianificazione deve utilizzare dati reali e aggiornati.

Considerare la data di arrivo al piazzale

La merce potrebbe non essere ancora disponibile per il prelievo.

Usare lo stesso lead time per tutti gli articoli

Uno stesso fornitore può avere tempi differenti secondo prodotto, stabilimento o quantità.

Ignorare la variabilità

La media non rappresenta i ritardi eccezionali o ricorrenti.

Non aggiornare le date previste

Un ordine aperto con data vecchia produce una disponibilità futura poco credibile.

Valutare il fornitore soltanto sul prezzo

Ritardi e instabilità possono generare costi superiori al risparmio d’acquisto.

Soluzioni operative per controllare i tempi di approvvigionamento

La misurazione deve partire da date certe e confrontabili.

Una procedura utile può prevedere:

• registrare la data di invio dell’ordine;
• salvare la data confermata dal fornitore;
• rilevare la data di arrivo;
• rilevare la data di effettiva disponibilità;
• calcolare ritardi e scostamenti;
• analizzare i dati per articolo e fornitore;
• aggiornare periodicamente i parametri;
• concordare azioni correttive con i fornitori critici.

I dati devono poi entrare nella pianificazione degli acquisti.

Per cataloghi articolati diventa utile gestire il riordino delle scorte con un software.

Il sistema può collegare lead time, consumi, ordini aperti e disponibilità prevista.

Il responsabile vede così quali articoli rischiano di terminare prima della prossima consegna.

Domande frequenti sul lead time dei fornitori

Come si calcola il lead time di un fornitore?

Si misurano i giorni trascorsi tra l’invio dell’ordine e la disponibilità effettiva della merce.

Il lead time comprende il trasporto?

Sì, ma può includere anche conferma, produzione, ricevimento, controllo e ubicazione.

Bisogna usare il lead time medio oppure quello massimo?

Dipende dalla variabilità e dalla criticità. La sola media può essere insufficiente con ritardi frequenti.

Come si riduce il tempo di approvvigionamento?

Si possono migliorare procedure interne, frequenza degli ordini, accordi, comunicazioni e organizzazione del ricevimento.

Un lead time lungo richiede sempre più scorte?

Generalmente richiede maggiore copertura. Il fabbisogno dipende però anche da domanda, affidabilità e alternative disponibili.

Conclusioni

Il lead time non è un dato amministrativo. È una variabile centrale nella gestione delle scorte.

Tempi errati producono punti di riordino tardivi e quantità poco affidabili.

Misurare il processo reale permette di distinguere ritardi esterni e inefficienze interne.

L’obiettivo non consiste soltanto nel ricevere prima. Serve rendere i tempi prevedibili e utilizzabili nella pianificazione.

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