I problemi dei magazzini delle PMI italiane seguono pattern ricorrenti.

Ho intervistato Francesco Massimo Gallo, fondatore di Gazzetta Logistica, per identificare i 10 problemi operativi nei magazzini PMI più costosi e come risolverli.

1. Errori di picking: qual è la causa principale?

Francesco, nei magazzini che visiti, qual è la causa #1 degli errori di picking?
È un problema di processo, di layout, di formazione degli operatori, o altro?

F: L’errore più comune nei magazzini non informatizzati, consiste nell’invio del prodotto errato.

Ossia il pickerista preleva un articolo sbagliato, perchè non ha riscontro con il codice a barre. Inoltre nei magazzini non informatizzati, visto che vengono gestiti a memoria, si tende a ubicare articoli simili vicini, quindi l’errore di questo tipo è molto favorito.

Nei magazzini dotati di sistemi informatizzati, ad esempio dove si usano i terminali in radiofrequenza, l’errore più comune è sulle quantità inviate al cliente.

In questo caso è un errore di processo, e capita quanto il cliente ha ordinato più di una unità di vendita. In questo caso, indico sempre di cambiare il processo di vendita, e confermare la quantità prelevata solo dopo averla posizionata nell’imballo di vendita (pallet, scatolo, etc).

2. Excel vs WMS: un falso dilemma?

Molte PMI si chiedono se devono passare da Excel a un WMS. È davvero necessario per tutti? Ci sono aziende che potrebbero continuare con Excel semplicemente migliorando alcune cose?

F: L’excel è uno strumento molto potente, diffuso e porta vantaggi in molte aziende. Si può usare come una base di dati, dove salvare anagrafiche, giacenza, vendite, ed altri dati che l’azienda ritiene necessaria.

Il problema di Excel, non è lo strumento di per sé, che rimane valido, ma il problema vero, a mio avviso, sta nel fatto che c’è solitamente una persona in azienda che crea strutture complesse su excel per tenere aggiornate le varie schede, e quando questa persona abbandona il progetto, nessuno sa mettere mani sulla “creatura”. Se invece excel viene usato nelle funzionalità base, rimane valido.

Il WMS va introdotto in azienda, come una evoluzione naturale, nel momento in cui crescono i volumi, arrivano nuove persone in magazzino ed aumentano il numero di referenze ed il numero di ordini trattati quotidianamente. Se all’aumentare degli ordini dei clienti, aumenta il lead-time di consegna, è buona norma introdurre il WMS.

Infatti con il WMS, oltre a gestire meglio la merce, le persone riescono a lavorare meglio contemporaneamente, ed il lead time di consegna tende a diminuire.

3. L’errore più costoso con i marketplace

Sempre più PMI vendono su Amazon, Shopify e altri marketplace. Qual è l’errore più costoso che vedi fare quando provano a sincronizzare lo stock manualmente?

F: Abbiamo potenzialmente due errori che ho visto accadere:

1. Prodotti con giacenza fisica in magazzino, risultano “Esauriti” sui marketplace 
2. Prodotti terminati in magazzino, risultano “Evadibili” sui marketplace.

Ma il problema più grave è il numero , in quanto la merce rimane sugli scaffali, e magari ci si accorge del problema, dopo mesi.

4. Il collo di bottiglia nelle spedizioni

Corrieri, DDT, tracking: in che fase della preparazione ordini si crea il rallentamento maggiore? E come lo risolveresti velocemente?

F: Il rallentamento più forte si crea nel momento in cui l’operatore di magazzino deve aspettare la creazione delle etichette da parte del collega dell’ufficio. Le etichette magari arrivano dopo ore dalla chiusura dei pacchi da spedire, e poi si crea confusione nell’attaccare l’etichetta al pacco corretto, con il rischio elevato di spedire la merce al cliente sbagliato.

Per risolvere questo problema, è sufficiente installare un WMS che al momento della chiusura dell’ordine, stampa le etichette di spedizione direttamente in magazzino, in tempo reale.

Questo permette all’operatore di etichettare subito i pacchi da spedire, senza creare errori, ritardi e lasciando anche più tempo alle persone in ufficio, di lavorare su attività a maggiore valore aggiunto.

5. Se potessi tracciare un solo KPI

Tra tutti i KPI logistici possibili, se potessi obbligare ogni magazzino a tracciarne UNO solo per migliorare le performance, quale sarebbe e perché?

F: Valuterei il lead time di consegna dell’ordine al cliente. Ossia il tempo che trascorre da quando il cliente invia l’ordine, fino a quando la merce gli arriva a destinazione.

E cercare di farlo scendere nel tempo, mantenendo bassi i costi e cercando di fare meno errori possibile.

6. Il magazzino più disastrato che hai visto

Raccontaci il caso più difficile in cui ti sei imbattuto: qual’era il problema principale e come l’hanno risolto? O non l’hanno risolto?

F: Un’azienda con 2 magazzini ed un negozio, con 4 canali di vendita “online”: sito B2B, sito B2C, agenti con app Android e vendita su Amazon.

Nessuna integrazione software tra i canali di vendita ed il magazzino, tutto il magazzino è gestito a mente, su carta. Lo stesso articolo aveva più codici, uno su ogni canale di vendita, e preparazione degli ordini su fogli cartacei. 

Con l’imprenditore abbiamo disegnato una roadmap di 12 mesi che ci ha permesso di cambiare la cultura aziendale, e man mano connettere tra di loro tutti i sistemi, attraverso il WMS che fa da centro stella. Hanno quindi uniformato le anagrafiche esistenti, man mano che le nuove venivano create in maniera uniforme. Abbiamo uniformato la preparazione degli ordini, sistemato il magazzino, e con la preparazione in radio frequenza abbiamo dimezzato il lead time di consegna nel giro di 18 mesi.

7. “Non troviamo la merce”: cosa scopri davvero

Quando un cliente ti contatta, che frase usa tipicamente per descrivere il suo problema? “Non troviamo la merce”, “Facciamo troppi errori”, “Perdiamo tempo”… E poi cosa scopri quando vai in loco?

F: Il problema è sempre simile, tipicamente si tratta di una azienda a conduzione famigliare, dove il responsabile di magazzino è cresciuto in azienda, e conosce tutto a memoria, oltre ad essere un grande ed onesto lavoratore.

Però l’azienda è cresciuta, e non riesce a tenere tutto sotto controllo, come gli anni precedenti. Gli errori aumentano, i tempi di consegna aumentano, e magari ci sono alcune lamentele dai clienti, che non riscontrano la precisione e affidabilità di un tempo.

Solitamente l’introduzione del WMS viene vissuto con riluttanza, ma poi dopo i primi mesi di rodaggio, viene visto come il Sacro Graal.

8. WMS o ERP: da dove partire?

Digitalizzazione del magazzino: quando consigli di partire dal WMS e quando invece dall’ERP o dal gestionale? Esiste una regola pratica per decidere?

F: Solitamente in azienda è presente un gestionale per gestire la fatturazione. Valutare se quel gestionale è valido per la gestione del magazzino, e partire con quello. Questo aiuta molto, perchè le persone in azienda conoscono già le interfacce grafiche, conoscono l’assistenza, e conoscono i “trick” per lavorare bene. Però serve l’adozione da parte del magazzino.

Se invece il gestionale presente in azienda, non è valido per la gestione del magazzino, allora è il caso di integrare un sistema WMS esterno. Oppure cambiare tutto ed installare un software completo ERP.

9. Scenario reale: 15 operatori, carta e penna

Facciamo un caso concreto: magazzino con 15 operatori, 200 ordini al giorno, settore food. Oggi usano carta e penna. Da dove inizieresti il percorso di digitalizzazione?

F: Scenario realistico: prima cosa è importante coinvolgere la proprietà ed il personale, dicendo che sarà un percorso lungo, e non si avranno vantaggi il giorno successivo.

Quindi si parte inserendo e/o aggiornando le anagrafiche articoli. Diventa fondamentale, caricare i codici a barre correttamente, magari con il terminale in RF direttamente in magazzino. 

Istruire chi carica i nuovi articoli, di farlo in modo completo, quindi chiedendo i dati necessari, compreso il codice a barre, direttamente al fornitore.

Partire quindi con la parte attiva, iniziare a fare il picking con il WMS, e poi man mano fare anche l’ingresso merci con RF e gestire quindi gli stoccaggi, il ripristino presa in RF.

10. L’errore nella scelta del WMS

Quando le PMI valutano un WMS, qual è la funzionalità che guardano sempre nella demo ma poi non usano mai?
E quella che invece NON guardano ma diventa critica dopo 3 mesi?

F: La funzionalità più richiesta è la possibilità di avere statistiche, ma poi raramente vengono analizzate nelle aziende.

La cosa meno richiesta è la volontà di leggere/guardare tutorial e documentazione sul software, e quindi dopo mesi si scopre che una certa attività si poteva fare meglio, oppure in modo più veloce.

Questi 10 problemi nei magazzini delle PMI sono ricorrenti perché mancano processi standardizzati. La buona notizia? Si possono risolvere con modifiche incrementali, anche senza grandi investimenti software.

Grazie per essere stato con me oggi Francesco, ti auguro un buon lavoro ed un buon 2026.

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PROSSIME INTERVISTE: CHI DOVREI ASCOLTARE?

Questa è la prima di una serie di interviste con professionisti logistica che stanno risolvendo problemi concreti nelle PMI italiane.

Intervisterò:

– CEO/COO di 3PL che gestiscono operatività multi-cliente

– Responsabili magazzino aziende con 50-200 dipendenti

– System integrator che hanno fatto migration Excel → WMS/ERP

– Imprenditori che hanno scalato fulfillment e-commerce

Tema: Problemi operativi ricorrenti + soluzioni che funzionano davvero (non vendor pitch, solo esperienza sul campo).

Conosci qualcuno che dovrei intervistare? Contattami a marco@marcofinadri.com

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