Visuality al Lavoro: Lasciate che il Luogo di Lavoro Parli

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Questo è l’articolo 1 di 12 del primo ciclo della serie: THE VISUAL THINKER

Una rubrica della Dr.ssa Gwendolyn Galsworth per Gazzetta Logistica
La newsletter The Visual Thinker è dedicata a tutto ciò che riguarda la Workplace Visuality, il Visual Thinking e le tecnologie del Visual Workplace. Da oltre trent’anni mi dedico a scoprire, codificare, progettare e insegnare come fare in modo che il luogo di lavoro parli. Questa newsletter prosegue tale lavoro, esplorando le idee fondamentali, i principi, i metodi e le tecnologie che hanno dato forma alla disciplina della Workplace Visuality e che continuano ancora oggi a guidarne l’applicazione.

Benvenuti al numero 1 e a un’introduzione allo straordinario potere di un luogo di lavoro che parla.

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Visuality al Lavoro: Lasciate che il Luogo di Lavoro Parli

Le informazioni presenti sul luogo di lavoro possono cambiare rapidamente e frequentemente: programmi, scadenze, requisiti dei clienti, specifiche tecniche, metodi operativi, utensili e attrezzature, approvvigionamento dei materiali, semilavorati e le migliaia di altri dettagli da cui dipende la vita quotidiana dell’impresa. In una sola giornata sono necessari letteralmente migliaia di dati precisi (ossia dettagli informativi) per mantenere il lavoro in movimento, con una quantità di cambiamenti enorme.

Nel luogo di lavoro pre-visivo, tutto e tutti sono costretti a operare entro una definizione estremamente limitata delle proprie capacità. L’ambiente fisico di lavoro è privo di definizione e di un contesto comunicato. È privo di significato. I tentativi di migliorare il processo di lavoro falliscono inevitabilmente perché anche i più piccoli miglioramenti scompaiono nel giro di una notte. Un luogo di lavoro pre-visivo non possiede alcun meccanismo incorporato che consenta di mantenerli nel tempo, per quanto faticosamente siano stati conquistati. Questo vale anche per i risultati ottenuti con il Lean.

In un Visual Workplace, invece, le informazioni vengono convertite in semplici dispositivi visivi, comprensibili universalmente, e installate direttamente nel processo di lavoro, il più vicino possibile al punto di utilizzo. Il risultato è la trasformazione di un ambiente di lavoro precedentemente muto in un ambiente che parla, in modo chiaro e preciso, di come svolgere il lavoro in sicurezza, con efficacia ed efficienza.

L’esempio più completo di un ambiente completamente visuale e perfettamente funzionante si trova al di fuori del luogo di lavoro: il moderno sistema stradale e autostradale. Solo negli Stati Uniti si stima che ogni giorno circolino circa 150 milioni di automobili: 150 milioni di veicoli potenzialmente letali. Eppure, in proporzione, gli incidenti mortali rappresentano solo una piccolissima frazione di quel numero, grazie alla condivisione visiva delle informazioni.

La vasta gamma di dispositivi visivi presenti sulle nostre strade e autostrade permette agli automobilisti di raggiungere esattamente la destinazione desiderata, in sicurezza e puntualmente, giorno dopo giorno, settimana dopo settimana, anno dopo anno. Questi dispositivi comprendono, tra gli altri: cartelli di uscita, limiti di velocità, dossi rallentatori, linee bianche ai lati della carreggiata, altre linee bianche che guidano nelle curve a destra o a sinistra, linee centrali gialle continue o tratteggiate.

Questo è il linguaggio della sicurezza stradale incorporato direttamente nella strada stessa ed è anche il linguaggio operativo di una parte considerevole della nostra economia. Senza strade e autostrade che parlano, quell’economia collasserebbe. Basta immaginare, anche solo mentalmente, di cancellare tutta questa segnaletica per comprenderne immediatamente il valore e apprezzarne la funzionalità.

Sì, la Visuality elimina la fatica dalla nostra vita quotidiana. Perché non dovrebbe farlo anche sul posto di lavoro?

La Workplace Visuality (compreso il suo sottoinsieme, il Visual Management) è una strategia che traduce le migliaia di transazioni informative che avvengono ogni giorno nella vita dell’impresa in significati visibili e incorporati direttamente nel luogo di lavoro. Questo significato incorporato non influenza semplicemente le prestazioni: produce le prestazioni.

In questo modo il Visual Workplace diventa un gigantesco meccanismo di aderenza agli standard, che garantisce che ciò che deve accadere accada realmente, puntualmente, ogni volta, di giorno o di notte, grazie ai dispositivi visivi e ai mini-sistemi visivi. Per questo motivo la Visuality è anche fondamentale per diffondere e mantenere nel tempo i risultati ottenuti con il Lean e con l’Agile.

In un’azienda dopo l’altra, quando la Visuality viene implementata in modo efficace, seguono miglioramenti misurabili: incrementi documentati della produttività dal 15% al 30%, livelli qualitativi eccezionali e prevedibili, consegne puntuali vicine al 100%, capacità inventiva dei dipendenti e responsabilità individuale che diventano elementi strutturali di una cultura aziendale sana.

Lasciate che il luogo di lavoro parli.

Il luogo di lavoro pre-visivo: un problema di progettazione

Entrate in quasi qualsiasi organizzazione — fabbrica, ospedale, magazzino, ente pubblico o ufficio — e vedrete sempre lo stesso scenario. Le persone sono impegnate. Le scrivanie sono piene di lavoro. Gli schermi sono accesi. Le riunioni si moltiplicano. I report vengono emessi e riemessi. I KPI proliferano.

Eppure il lavoro rallenta. Si verificano errori. Le rilavorazioni aumentano. I quasi incidenti sono all’ordine del giorno. Le pianificazioni slittano o si bloccano completamente.

Non perché le persone non abbiano a cuore il proprio lavoro. Non perché non siano state formate.

Ma perché il lavoro richiede continuamente che siano gli esseri umani a fornire informazioni che il processo stesso non mette a disposizione.

Abbiamo costruito processi che sono muti e poi attribuiamo la colpa alle persone perché non riescono ad ascoltarli.

Chiediamo agli operatori di ricordare conoscenze specialistiche apprese durante la formazione e ci chiediamo perché sbaglino.

Chiediamo ai supervisori di risolvere problemi che il luogo di lavoro nasconde e di trovare risposte che il luogo di lavoro stesso non fornisce.

Chiediamo ai manager di gestire i risultati di processi che rimangono silenziosi riguardo al proprio stato e ai propri problemi.

Il risultato non è sorprendente: le persone interrompono il lavoro e aspettano oppure improvvisano. Le soluzioni di fortuna diventano la normalità. Si continua a fare affidamento sugli “eroi” che salvano la situazione e, silenziosamente, questo diventa l’unico modo per recuperare. Gli errori sembrano casuali finché non diventano abituali.

Possiamo chiamarli errori umani.

Io li considero errori di sistema.

Il sistema è strutturalmente muto. Non è mai stato progettato per condividere informazioni, ma soltanto per richiederle. Non è mai stato progettato per parlare.

Quando le informazioni mancano nel luogo di lavoro, il bisogno di informazioni si trasforma in fatica. Poi in troppa fatica. Le persone devono impegnarsi troppo e, quando accade, molte semplicemente rinunciano. Oppure tirano a indovinare. Oppure rimandano. Oppure inventano.

Il risultato è che, prima o poi, qualcosa arriverà in ritardo, sarà sbagliato oppure non sarà sicuro, non perché le persone siano negligenti, ma perché nessuna organizzazione può sopravvivere a uno sforzo umano infinito destinato a compensare un vuoto informativo permanente.

Questo non è un problema delle persone. È un problema di progettazione.

I deficit informativi: il nemico invisibile

Ciò che genera le condizioni appena descritte è semplice, ma raramente viene chiamato con il suo nome: i deficit informativi, ovvero la mancanza di risposte.

Le organizzazioni chiedono abitualmente alle persone di produrre risultati in un ambiente povero di informazioni, un luogo di lavoro nel quale le risposte alle domande più comuni — che cosa, dove, quando, chi, quanto e come — semplicemente non sono disponibili.

Questa assenza non è teorica. Le risposte fondamentali mancano a ogni livello dell’organizzazione, proprio nel momento e nel luogo in cui sono necessarie.

Le risposte mancanti abbondano e tormentano operatori, supervisori, manager e dirigenti allo stesso modo. Sono nemici potenti perché sono ovunque… e sono invisibili.

Come si può sconfiggere un nemico invisibile?

Ciò che rimane visibile è soltanto la fatica e i problemi che ne derivano.

La maggior parte delle aziende tenta di affrontare questa sfida attraverso riunioni, report, promemoria, supervisione, micro-supervisione e formazione, seguiti da altre riunioni, altri promemoria, altra supervisione e altra formazione.

Questi tentativi falliscono ripetutamente, non per mancanza di impegno o di buone intenzioni, ma perché il luogo di lavoro non è ancora progettato per contenere le informazioni di cui vi è così disperatamente bisogno.

Il luogo di lavoro non è ancora progettato per parlare.

Nessuna organizzazione può permettersi una lotta umana senza fine come sostituto delle informazioni mancanti.

Il compito della Workplace Visuality è proprio quello di risolvere questo problema.

Lasciate che il luogo di lavoro parli.

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L’AUTRICE

Gwendolyn Galsworth

Fondatrice della disciplina, autrice pluripremiata e pioniera, professionista sul campo, esperta di Visual Workplace e Visual Management, trasforma aziende di ogni dimensione, comprese quelle della Fortune 500, in organizzazioni efficaci e visivamente intelligenti.

Sito web: Visualworkplace,com

LinkedIn: Gwendolyn Galsworth

Contatti: Whatsapp +1-503-449-3774 – Email: gwendolyn@visualworkplace.com

COPYRIGHT

Testo originale © Gwendolyn Galsworth

Edizione italiana: Gazzetta Logistica

Traduzione: Davide Lega

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PROSSIMO ARTICOLO: Polvere rosa in un secchio

Ciclo 1  articolo 2 di 12

Nel prossimo numero scoprirete il momento in cui un singolo dispositivo visivo osservato su una linea di assemblaggio finale della Toyota — della semplice polvere rosa contenuta in un secchio — aprì il mondo allora nascosto della Workplace Visuality a una persona che avrebbe poi dedicato decenni della propria vita a sviluppare e diffondere quella scoperta.

Lo vedrete anche voi e comprenderete come quella scoperta sia diventata il fondamento della Workplace Visuality.

La prossima settimana su GazzettaLogistica.it